AVG: De nieuwe privacywetgeving

Vanaf 25 mei 2018 treedt er een nieuwe privacywet (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. Bij Dierenkliniek Westervoort-Duiven hechten we veel waarde aan de privacy van onze klanten. Daarom willen we u toelichten waarom we gegevens van u nodig hebben en wat we er mee doen.

Waarom hebben we uw gegevens nodig:

Kort gezegd voor identificatie van u en uw huisdieren, documentatie van ons handelen en communicatie met u.
Om een cliëntendossier aan te maken hebben we een aantal gegevens van u nodig. Met dit cliëntendossier kunnen (en moeten) we bijhouden welke diensten we aan u verleend hebben. Met deze gegevens kunnen we met u communiceren via post, telefoon of e-mail.
Aan dit cliëntendossier voegen we de patiëntenkaarten van uw huisdieren toe. Op deze kaart houden we de medische gegevens van uw huisdier bij en houden we bij welke medicatie er is voorgeschreven. Zo hebben we altijd een overzicht van de ziektegeschiedenis van uw huisdier.
Ook moeten we uw financiële historie bijhouden. Dit laatste ook omdat wet- en regelgeving ons verplicht deze gegevens te bewaren. We letten erop dat we alleen die gegevens van u vragen die we daadwerkelijk nodig hebben voor een goede dienstverlening.

Welke gegevens hebben we van u nodig?

Voor het aanmaken van een cliëntendossier hebben we nodig:
Naam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer(s) waarop we u kunnen bereiken en uw e-mailadres.

De informatie die we van uw huisdier nodig hebben:
Naam, diersoort, ras, geslacht, geboortedatum, chipnummer (indien aanwezig), lichaamsgewicht, kleur, vachttype en of er een huisdierverzekering is afgesloten.

Bent u verplicht deze gegevens af te geven?

U bent natuurlijk niet verplicht uw gegevens aan onze Dierenkliniek te geven. Doet u dit echter niet, dan kunnen wij u niet helpen.
Met het afgeven van de bovenstaande gegevens geeft u uitdrukkelijk toestemming om deze gegevens te verwerken en te bewaren.

We hebben uw gegevens nodig voor de volgende doelen:

• Het in kunne plannen van een afspraak
• om (herhaal)recepten voor u klaar te leggen
• zodat wij u kunnen bellen/e-mailen/appen/post te verzenden, indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Het afhandelen van uw betaling

• om u te kunnen doorverwijzen naar een collega/specialist
• ten einde u te kunnen informeren over (wijzigingen van) onze diensten/producten

Uw e-mailadres gebruiken we ook om onze nieuwsbrief toe te sturen. U kunt echter altijd aangeven of u onze nieuwsbrief al dan niet wenst te ontvangen.

Wat gebeurt er met uw gegevens?

Deze worden opgeslagen in de managementsoftware van de praktijk. Ze worden uitsluiten gebruikt voor het doel waar u ze voor heeft afgegeven. Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van de over u verzamelde informatie te bewaren gedurende een bepaalde periode.

Delen we uw gegevens met andere partijen?

Ja, in principe werken we samen met een aantal partijen:

Onze praktijk software is een cloud-based programma van de firma Idexx-Animana. In onze opdracht verwerken en bewaren zij uw gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze aan hen zijn toevertrouwd. Zij gebruiken de aangeboden data wel in geanonimiseerde vorm voor analyse en statistische doeleinden.

Uw NAW en diergegevens worden gebruikt door verwerkingspartners zoals externe laboratoria en dierenarts specialisten waarnaar toe we u kunnen doorverwijzen voor vervolgbehandeling en humane apotheek en farmaceuten, als we speciaal voor uw dier medicijnen moeten aanvragen. Dit gebeurt echter altijd in overleg en met toestemming van u.

Indien wij uw huisdier doorverwijzen wordt vaak gevraagd om de cliënt en patiëntgegevens door te sturen. Dit gebeurt wederom altijd in overleg en met toestemming van u.

Voor het sturen van gepersonifieerde oproepkaarten gebruiken wij de firma Personal Card. Zij verwerken uw NAW-gegevens en de naam, diersoort en vaccinatieoproep-gegevens voor het aanmaken van herinneringskaarten. Deze gegevens worden door hen niet bewaard.

Via de firma Personal Card bieden we ook de mogelijkheid om online afspraken te maken. Middels hun platform krijgt u beperkte toegang tot onze agenda. De gegevens die u invult bij het maken van een afspraak zorgen dat we informatie hebben waarom u een afspraak gemaakt heeft en om vervolgens op de door u gekozen datum en tijd in de agenda gezet te worden. Uw e-mailadres/ telefoonnummer wordt gebruikt om een bevestiging te sturen. Indien u nog niet bij ons bekend bent wordt u anoniem vermeld als “nieuwe klant”. Als u zich meldt voor de afspraak wordt uw cliëntendossier aangemaakt en u op uw uitdrukkelijk verzoek in ons bestand opgenomen.

Bij het op uw verzoek plaatsen van een chip bij uw huisdier geeft u toestemming om deze via ons te registreren bij de Nederlandse Databank voor Gezelschapsdieren.

Met alle betrokken partijen hebben we, indien van toepassing, een verwerkingsovereenkomst gesloten, wat inhoudt dat ook zij verklaren volgens de nieuwe AVG-richtlijnen te werken.

Zijn uw gegevens veilig?

We nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het blijven vanzelfsprekend uw gegevens!

U heeft ten alle tijden het recht op inzage in uw persoonsgegevens en de mogelijkheid om uw gegevens te corrigeren of te laten verwijderen.
Na identiteitscontrole wordt er met u bepaald om welke gegevens het gaat en wat er mee moet gebeuren.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heeft de Autoriteit Persoonsgegevens.